Учёт состояния оригиналов (или печатных форм) первичных документов

Продолжаем изучать преимущества универсального продукта для малого бизнеса «1C:Управление нашей фирмой». Он предусматривает множество пользовательских сценариев и включает функционал многих более дорогих и сложных продуктов.

1С: УНФ позволяет компаниям отслеживать весь путь документа при помощи Учёта состояния оригиналов первичных документов: от печати до получения подписанного оригинала.

Больше не нужно вручную запоминать, что уже подписано, а что — еще в пути. УНФ фиксирует, кто и когда изменил состояние документа, хранит информацию по каждой печатной форме, а также позволяет контролировать, получены ли оригиналы от контрагентов.

Например, при работе с такими документами, как «Реализация товаров и услуг» или «Поступление товаров», вы легко видите, на каком этапе находится документ — напечатан, передан курьеру, подписан или еще в ожидании.

Если в компании используется сканер штрихкодов, 1С:УНФ поддерживает автоматическое присвоение статуса «Оригинал получен» по факту физического получения бумаги. Когда печатная форма первичного документа (например, счет-фактура, накладная или акт) выводится на печать, на ней можно разместить штрихкод. Когда подписанный бумажный документ возвращается от контрагента, сотрудник сканирует его штрихкод с помощью сканера, подключенного к компьютеру. 1С:УНФ автоматически находит соответствующий документ в базе и меняет его статус на «Оригинал получен».

Функция особенно полезна для тех, кто работает с большим объёмом документооборота — торговыми и производственными компаниями, а также организациями, где важна юридическая значимость бумажных оригиналов.

Журнал учёта оригиналов помогает быстро находить нужные документы, фильтровать их по состоянию, организации или ответственному лицу. А система сама подскажет, если по какому-то документу не все оригиналы на руках.

Фиксация состояний идёт как по документу в целом, так и по каждой отдельной печатной форме — будь то счёт-фактура, накладная или акт. Все изменения прозрачны, легко отслеживаются и управляются прямо из УНФ.

Такой контроль минимизирует ошибки, снижает риски потери важных бумаг и экономит время сотрудников.

Хотите знать об «1С:Управление нашей фирмой» больше – следите за тегами #100преимуществУНФ и #УНФ в социальных сетях АРБИС, а также обращайтесь в АРБИС по телефону в профиле, электронной почте office@arbis29.ru или через сообщения в нашем ВК-сообществе.