Как перейти на электронные перевозочные документы за 5 шагов

С 2026 года использование электронных перевозочных документов (ЭПД) станет обязательным для всех участников логистической отрасли. Мы как раз рассказывали об этом недавно.  

Это не просто новая формальность — это возможность оптимизировать процессы, сократить издержки и получить полный контроль над логистикой. Внедрение ЭПД напрямую влияет на скорость, прозрачность и эффективность работы с партнёрами — а значит, и на прибыль.

Чтобы переход к ЭПД прошёл без сбоев и стресса, важно начать подготовку уже сейчас. Мы собрали для вас пошаговый план, который поможет организовать процесс максимально грамотно, с учётом технических и организационных нюансов.

Шаг 1. Проведите внутренний аудит и оцените «цифровую зрелость»

Это отправная точка. Честно ответьте на вопросы:

• Как сейчас устроен ваш документооборот в логистике? Где узкие места и точки потери времени?

• Какие IT-системы вы используете (1С, SAP, самописная CRM)? Готовы ли они к интеграции?

• Насколько ваши сотрудники (логисты, бухгалтеры, водители, кладовщики) готовы к работе с цифровыми инструментами?

• Инфраструктура: Есть ли у водителей смартфоны, а у сотрудников на складах — доступ к сети?

Этот шаг помогает понять, что именно вам нужно «чинить» и от чего отталкиваться.

Шаг 2. Сформируйте команду и выберите стратегию

Назначьте ответственного за проект перехода на ЭПД. Это должен быть человек, который понимает и IT, и бизнес-процессы. Определите стратегию: будете ли вы переводить сразу все перевозки или начнёте с одного направления или партнёра.

Шаг 3. Выберите оператора ЭДО

Это ключевой технологический партнер. При выборе оценивайте не только цену, но и:

• Экспертизу: Как давно оператор работает с ЭПД? Есть ли у него успешные кейсы в вашей отрасли?

• Техподдержку: Готова ли команда оператора помогать вам 24/7, особенно на этапе внедрения?

• Возможности интеграции: Предлагает ли оператор готовые модули для вашей 1С или понятный API для интеграции с другими системами? 

• Роуминг: Насколько хорошо у оператора налажен роуминг с другими площадками? Это критически важно, если ваши контрагенты работают с разными провайдерами.

Шаг 4. Запустите пилотный проект

Не пытайтесь внедрить ЭПД везде и сразу. Выберите одного-двух лояльных партнёров (перевозчика или грузоотправителя) и отработайте на них всю цепочку в «боевом» режиме. Пилот поможет выявить все подводные камни процесса в безопасной среде, настроить интеграцию и получить первый успешный кейс.

Шаг 5. Масштабируйте и обучайте

После успешного пилота начинайте постепенно подключать остальных контрагентов. Самое главное на этом этапе — обучение. Проведите инструктаж для всех участников процесса: объясните логистам, где теперь формируются документы, покажите бухгалтерам, как они попадают в учёт, и, что очень важно, вооружите водителей простыми памятками и номерами горячей линии на случай проверки на дороге.

_____

Путь к обязательному ЭПД в России чётко определён. Это не просто смена бумажки на файл, а фундаментальный переход к «работе с данными» и сквозной цифровизации логистики.

Не ждите удачного момента. Уже сейчас проведите аудит своих процессов, оцените свою «цифровую зрелость», выберите оператора и запустите пилотный проект с одним-двумя лояльными партнёрами. Будущее логистики уже здесь, и чем раньше вы в него шагнёте, тем увереннее будете себя чувствовать в 2026 году.

Эксперты компании АРБИС помогут ваш решить эту задачу с помощью сервиса «1С:ЭПД»: настроят его, обучат всему необходимому, ответят на все интересующие вопрос и окажут техническую поддержку. 

Обращайтесь к нам удобным способом:

• через «1С-Коннект»,

• по телефону (8182) 42-02-32.