Переход на онлайн-кассы

В июле 2016 года в федеральный закон 54-ФЗ «О применении ККТ» были внесены существенные изменения, согласно которым все кассовые аппараты с 1 июля 2017 года должны передавать электронные копии чеков через оператора фискальных данных в ФНС.

Изменения затрагивают даже тех, кто раньше не работал с ККТ – (например, тех, кто на ЕНВД и на патентной системе). Онлайн-кассы для предпринимателей на ЕНВД и ПСН станут обязательными с 1 июля 2018 года.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который отвечает новым требованиям 54-ФЗ:

• печатает QR-код и ссылку на чеке,
• отправляет электронные копии чеков в ОФД и покупателям,
• имеет встроенный в корпус фискальный накопитель,
• свободно взаимодействует с аккредитованными ОФД

Онлайн-касса – это не обязательно новый кассовый аппарат. Многие производители дорабатывают кассы, выпущенные ранее.

Новые кассы занесены в специальный реестр моделей ККТ (контрольно-кассовой техники) и утверждены Федеральной налоговой службой.

Как работает онлайн-касса

Процесс продажи через онлайн-кассу теперь выглядит так:

• Покупатель оплачивает покупку, онлайн-касса формирует чек.
• Чек записывается в фискальный накопитель, ему присваивается фискальный признак.
• Фискальный накопитель обрабатывает чек и передает его в ОФД.
• ОФД принимает чек и высылает фискальному накопителю обратный сигнал о том, что чек получен.
• ОФД обрабатывает информацию и отправляет ее в ФНС.
• Если требуется, кассир отправляет электронный чек на почту или телефон покупателя.

Если покупатель попросил отправить ему электронную копию чека, то в бумажном нужно указывать электронную почту покупателя или его телефон:

Если касса установлена в помещении, то в чеке указывается адрес магазина. Если торговля ведется с автомобиля, то указывается номер и название модели автомобиля. Если товары продает интернет-магазин, то на чеке должен быть указан адрес сайта.

В чеках из интернет-магазинов фамилию кассира указывать не нужно.

Кто должен перейти на онлайн-кассы

Переход на онлайн-кассы проходит в несколько этапов и затрагивает:

• предпринимателей, которые уже применяют ККТ,
• торговцев акцизными товарами,
• владельцев интернет-магазинов,
• предпринимателей, оказывающих услуги населению и не применяющих кассы, В том числе ИП на ЕНВД, УСН и ПСН,
• владельцев вендинговых и торговых автоматов, а также платежных терминалов.

Предприниматели, которые используют бланки строгой отчетности (БСО), тоже попадают под нововведения.

Форма бланков строгой отчетности меняется. С 1 июля 2018 года все БСО должны быть напечатаны при помощи специальной автоматизированной системы. Эта система – разновидность онлайн-кассы, и она тоже передает данные онлайн.

Кто освобожден от онлайн-касс

От работы с кассами, как и раньше, освобождены: представители малого бизнеса, оказывающие услуги по ремонту обуви, продавцы на необорудованных рынках, торговцы продукции с цистерн и тележек, газетные киоски, люди, сдающие в аренду собственное жилье, организации с безналичной оплатой, кредитные организации и компании, занятые на рынке ценных бумаг, кондукторы и предприятия общественного питания в образовательных учреждениях, а также религиозные объединения, продавцы предметов народного промысла и почтовых марок.

Кроме того, разрешается работать без кассы предпринимателям в труднодоступных и отдаленных местностях. Правда, перечень таких местностей определяют руководители на местах.

Порядок перехода на онлайн-кассы

Итак, чтобы перейти на онлайн-кассу мягко, планируйте досконально и действуйте поэтапно:

1. Выясните, можно ли доработать имеющееся оборудование

Обратитесь к производителю вашей кассы. Если технику можно обновить, узнайте цену комплекта доработки для онлайн-кассы и включен ли в эту стоимость фискальный накопитель.

Часто бывает так, что лучше купить новую онлайн-кассу, чем модернизировать старую кассовую технику. Стоимость доработки некоторых касс сопоставима со стоимостью новой кассы.

2. Проверьте, есть ли рассматриваемое вами оборудование в реестре ФНС:

Проверка онлайн-касс и фискальных накопителей на сайте ФНС.

3. Проведите в магазин интернет

Интернет для онлайн-кассы должен быть стабильным. Уточните, если ли у интернет-провайдеров вашего региона специальные тарифы, подходящие для подключения онлайн ККТ. По данному вопросу Вы также можете проконсультироваться с нашими специалистами.

4. Уточните наличие совместимости товаров учетной программы с ККТ.

Если вы работаете с кассовым ПО, например, с товаро-учетной системой, обязательно выясните, совместима ли она с онлайн-кассой. Если у вас есть вопросы по совместимости, то наши специалисты могут вам помочь.

5. Снимите с учета ФНС старую ККТ

С 1 июля 2017 г. все старые кассы будут сняты с учета автоматически, но Вы можете снять ККТ с учета заранее.

6. Выберите ОФД и заключите с ним договор

Это обязательное условие для регистрации онлайн-кассы. Уточните у специалистов ЗАО «АРБИС» о возможных вариантах, условиях и предоставляемых сервисах . Договор ОФД – это оферта в электронном виде, которую вы акцептуете при регистрации на сайте. То есть вам не нужно оформлять бумаги или ехать в отделение.

7. Зарегистрируйте онлайн-кассу

Новый закон допускает два варианта регистрации онлайн-кассы: классический и электронный.

Классический способ ничем не отличается от старого. Вы собираете документы, берете новую кассу с фискальным накопителем, идете в налоговую, заполняете заявление и ждете. Через некоторое время вам выдают регистрационный номер.

Электронный способ регистрации онлайн-кассы позволяет сэкономить время. Чтобы установить онлайн-кассу, вам понадобится электронно-цифровая подпись. Получите ее заранее в любом удостоверяющем центре. Если у вас есть договор уровня ПРОФ и подключена 1С-Отчетность, то подпись у Вас уже есть.

Электронный способ регистрации онлайн-кассы позволяет сэкономить время. Чтобы установить онлайн-кассу, вам понадобится электронно-цифровая подпись. Получите ее заранее в любом удостоверяющем центре. Если у вас есть договор уровня ПРОФ и подключена 1С-Отчетность, то подпись у Вас уже есть.

• На сайте ФНС зарегистрируйтесь в личном кабинете и заполните заявление.
• Введите регистрационный номер онлайн-кассы и фискального накопителя.
• Заполните реквизиты ОФД.

Если вы все сделали правильно, ФНС выдаст вам регистрационный номер ККТ.

Если вы не хотите тратить время на вышеперечисленные пункты – обратитесь в «АРБИС». Также мы можем рассказать о том, как начать работу с кассой, подберем товаро-учетную систему, настроим ее под ваши потребности и научим с ней работать.

Новые штрафы

Законодательство предусматривает штрафы за нарушения новых правил, штрафует нарушителей ФНС. Размер взысканий – от нескольких тысяч рублей до запрета торговли.

Объём взысканий зависит от тяжести нарушения, организационной формы, других факторов.

Примеры нарушений:

• Применение ККТ, не соответствующей требованиям,

• Работа без онлайн-кассы,

• Если покупателю не отправили чек по требованию и т.п.

Как выбрать онлайн-кассу

Продаете ли вы или собираетесь продавать алкоголь? Если да, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть поддерживать работу с УТМ и иметь функции, например, списания остатков.

Есть ли у вас в штате ИТ-специалист? Теперь касса – это ИТ-система, в которую входит не только кассовый аппарат, но также интернет-соединение, связь с ОФД и криптографическое средство. Если у вас нет штатного «айтишника», то имеет смысл заключить договор с сервисным центром.

Стоимость ККТ

Стоимость оборудования стартует от нескольких десятков тысяч рублей.
Актуальные расценки на оборудование доступны на специальной странице.